Qu'est-ce qu'un acte authentique ?
Les définitions du notaire et de l'acte authentique sont rappelées à l'article 1er de l'ordonnance du 2 novembre 1945 : " Les notaires sont des officiers publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions. " L'acte authentique est en conséquence bien plus qu'un simple document signé. C'est un acte rédigé, vérifié et signé par un officier public ministériel, généralement un notaire, qui lui donne une valeur juridique renforcée.
Appelé également acte notarié, il doit impérativement être signé en présence du notaire ou par l'intermédiaire d'un mandataire dûment autorisé. Grâce à son statut d'officier public, le notaire engage sa responsabilité sur le contenu de l'acte. En y apposant sa signature et son sceau, il confère à ce document une valeur authentique, opposable à tous, dotée d'une force probante et exécutoire.
Ainsi, ce formalisme distingue l'acte authentique de l'acte sous seing privé, qui n'est signé que par les parties, sans contrôle d'un professionnel du droit, et dont la valeur juridique est moindre.
Un acte authentique peut-il être signé à distance ?
Depuis la modernisation du notariat et la généralisation du numérique, il est possible de signer un acte authentique électronique (AAE). Ce dispositif, instauré par le décret du 10 février 2005 et renforcé pendant la crise sanitaire, permet une dématérialisation de l'acte, sans altérer sa valeur juridique.
Deux options existent :
- Signature électronique en étude : l'acte est signé sur un support numérique, à l'étude, à l'aide d'un certificat qualifié de signature électronique.
Le notaire conserve l'original dans un coffre-fort numérique ;
- Signature à distance par visioconférence : depuis 2020, il est possible de signer certains actes authentiques via un système sécurisé de visioconférence, à condition que le notaire soit présent à l'étude et que les parties s'identifient grâce à un certificat électronique délivré par l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Cela facilite les démarches des expatriés, des personnes âgées ou de toute personne éloignée géographiquement.
Où sont conservés les actes authentiques, et peut-on y accéder à tout moment ?
Tous les actes authentiques des notaires sont conservés de manière sécurisée pendant 75 ans (100 ans pour les actes concernant les mineurs). On parle alors de minute notariale : c'est l'original de l'acte, signé par le notaire et les parties, et archivé à vie.
Traditionnellement, ces minutes étaient conservées physiquement dans les études notariales, dans une pièce dédiée à l'archivage. Mais aujourd'hui, avec la dématérialisation, les actes authentiques électroniques (AAE) sont stockés dans un coffre-fort numérique centralisé, géré par la profession notariale, via la plateforme du Conseil supérieur du notariat.
Il est par ailleurs toujours possible de demander à votre notaire une copie d'un acte, à condition d'y avoir un intérêt légitime ou être partie à cet acte.
Si l'étude a fermé ou a été vendue, les archives sont transférées au notaire successeur. Pour les actes les plus anciens, un service central d'archives notariales peut être consulté.
